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Hallo und herzlich willkommen liebe IT Profis, zu einer neuen Folge des IT Manager Podcasts! Mein Name ist Ingo Lücker, schön, dass Sie wieder dabei sind!

Heute dreht sich alles um das Thema: „Was ist eigentlich ein Microsoft Flow?“

 

Microsoft Flow ist eine Cloud-basierte Workflowplattform, um sämtliche Geschäftsprozesse, Genehmigungsvorgänge und Informationssynchronisierungen zwischen verschiedenen Applikationen und Diensten zu automatisieren.

Oder einfach formuliert: Mit Microsoft Flow können Sie wiederkehrende Arbeitsschritte im beruflichen und privaten Alltag, durch automatisierte Prozesse und Workflows produktiver gestalten, ohne das Sie ständig einen Entwickler ansprechen müssen.

Aber lassen Sie mich das näher erklären:

Eine klassische Workflow-Anforderung besteht oft darin, das ein bestimmter Genehmigungsprozess automatisiert werden soll oder eine Benachrichtigung zu einem Prozess auszulösen. Hierbei kann es sich um die unterschiedlichsten Anwendungsfälle handeln, wie zum Beispiel die Genehmigung von Reisekosten, oder Urlaubsanträge oder die Freigabe einer Schulung.

Um einen automatisierten Workflow in Microsoft Flow anzulegen, müssen Sie zunächst einen Flow definieren. Dabei legen Sie die einzelnen Arbeitsschritten und Aktionen fest, die beim Eintreten eines bestimmten Ereignisses stattfinden sollen. Sobald Sie den Flow erstellt haben, können Sie ihn auf dem Desktop oder über eine App auf einem mobilen Endgerät verwalten oder Sie teilen ihn einfach mit ihren Kollegen. Hierzu haben Sie zwei Optionen. Bei der ersten Option können Sie weitere Personen als Besitzer eintragen und ihnen die Freigabe erteilen den Flow zu bearbeiten und anzupassen. Bei der zweiten Option erhalten die Personen nur die Berechtigung, manuell auszuführende Flows zu starten.

Mit dem Ein- und Ausschalter können Sie als Flow-Ersteller verhindern, dass Workflows automatisch ausgeführt und Daten verarbeitet werden.

Wie sieht das Ganze nun in der Praxis aus?

Nehmen wir doch mal das Beispiel: Sie möchten, dass alle E-Mail-Anlagen einer bestimmten Person in einer SharePoint-Dokumentbibliothek gespeichert werden. Für diesen Flow stellt Ihnen Microsoft Flow diverse Templates zur Verfügung. Dieses Template müssen Sie lediglich modifizieren, indem Sie die entsprechende E-Mail-ID als Absender in der zu überprüfenden Bedingung angeben.

Neben den zahlreichen Templates bietet Microsoft Flow die Möglichkeit, einen benutzerdefinierten Connector oder eine benutzerdefinierte Aktion zu erstellen, dass exakt auf die aktuellen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist.

Ein Beispiel: Über ein Web-Formular werden personenbezogenen Daten in einer Azure SQL Datenbank eingetragen. Sie möchten, dass alle eingetragenen Daten als Lead im CRM-System erfasst werden. Anschließend soll eine E-Mail mit Details zum Lead an die Vertriebsmitarbeiter gesandt werden.

Hört sich komplex an, aber mit dem äußerst benutzerfreundlichen Microsoft Flow können Sie diesen Workflow mit nur wenigen Klicks und Modifikationen abbilden und automatisieren.

Da mittlerweile über 180 Services und Applikationen miteinander “Connected” werden können, um plattformübergreifend Flows zu erstellen – dazu zählen nicht nur Microsoft-Produkten wie SharePoint, Dynamics 365, OneDrive oder Microsoft Teams, sondern auch Dienste von Drittanbietern wie Dropbox, Google Drive, Twitter, Facebook oder Salesforce- müssen Unternehmen vertrauliche oder kritische Geschäftsdaten schützen, die in Unternehmensdiensten wie SharePoint oder OneDrive gespeichert sind.

Zum Schützen dieser Daten können Unternehmen in Microsoft Flow Data-Loss-Prevention-Richtlinien (DLP) erstellen und definieren, welche Applikation und Dienste Zugriff auf Geschäftsdaten haben und diese teilen können. Durch die DLP wird verhindert, dass wichtige Geschäftsdaten versehentlich an Connectors wie Websites von sozialen Netzwerken veröffentlicht werden.

Da Microsoft Flow bereits als eigenständiger Service-Bestandteil im Microsoft Office 365 und Dynamics-365-Pakets integriert ist, können ihn Unternehmen bereits nutzen.

Außerdem gibt es für mobile Endgeräte die kostenlose Flow-App, mit der man Workflows erstellen und diese anschließend veröffentlichen kann. Voraussetzung dafür ist ein aktiver Microsoft-Flow- bzw. Office-365-Unternehmens-Account und die mobile App.

Ein letztes Wort, bevor ich zum Schluss komme:

Mit Microsoft Flow können Sie sich nicht nur automatisiert Benachrichtigungen zukommen, Daten automatisiert mit anderen Bibliotheken synchronisieren oder Daten automatisiert an einem bestimmten Ort speichern lassen, sondern auch komplexe wiederkehrende Genehmigungsprozesse automatisieren. Flow gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre wertvolle Zeit für wichtige Prozesse zu nutzen, anstatt für Routinearbeiten.

So liebe IT Profis, das wars auch schon für heute vom IT Manager Podcast, ich hoffe es hat Ihnen gefallen – wenn ja freue ich mich wie immer sehr über ein Like auf Facebook und eine fünf Sterne Bewertung bei iTunes. Nächste Woche Freitag gibt es dann natürlich wieder eine neue Folge des IT Manager Podcasts.

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